Temps, stress et énergie

La gestion du temps et des priorités révèle un double enjeu : l’efficacité et le bien-être au travail. Entre ceux qui n’ont jamais assez de temps et qui se laissent porter par les événements au point de les subir, et ceux qui l’économisent sans jamais en jouir, existe-t-il une « culture du temps » qui combinerait harmonieusement rigueur et plaisir ?

Pourquoi est-il si difficile de gérer son temps ?

Gérer son temps pour mieux le maîtriser requiert un entraînement quotidien qui passe par l’art de prioriser les activités à fort enjeu et non pas les urgences. Un seul outil permet réellement de mettre en œuvre cette réflexion et cette prise de décision : la matrice de priorisation sur mesure, adaptable au contexte de chacun. La matrice de priorisation intègre différents critères tels que la durée estimée des activités, le délai, le type d’activité, la notion d’enjeu qui permettent de décider des priorités. Cette méthode intègre aussi la gestion des imprévus et réduit ainsi le stress lié.

Apprendre à mieux gérer son emploi du temps

Outre la priorisation de ses activités essentielles à forte valeur ajoutée, un autre élément est déterminant : celui de planifier dans le temps chronologique, c'est-à-dire dans le cadre de la journée, la semaine, le mois… Bien souvent, chacun établit sa check-list hiérarchisée mais sans contrôle préalable, ni garantie de tout « caser » dans sa semaine. Stress, confusion, déception sont au rendez-vous !
C’est pourquoi, il est essentiel de distinguer les activités de concentration des activités relationnelles. Il faut également tenir compte des rythmes de son environnement pour mieux répartir et planifier ses activités. D’ailleurs, on s’aperçoit de certains paradoxes entre la priorisation et la planification au cours d’une journée.

Les freins à la priorisation et à la planification

Malgré ce que l’on pourrait penser, ce ne sont pas les imprévus qui nous gênent le plus, car nous pouvons les intégrer par un jeu de substitution entre priorités. En revanche, les sollicitations, les fausses urgences importantes, les croque-temps internes (soi) et externes (les autres), les émotions négatives, les aprioris, la fatigue et le surmenage… nous perturbent beaucoup plus dans la gestion de notre temps.
                   
3 réponses fondamentales :
- Savoir détecter les prétendues urgences grâce à 3 questions clés (« Pour qui et avec qui ? », «  Quoi et comment ? », « Quand ? », les réponses à ces questions permettent de fixer le degré d’importance des activités) et apprendre à dire non positivement tout en suggérant des solutions aux demandeurs.
- Apprendre à réduire les croque-temps, adopter certaines pratiques de travail collaboratif…
- Gérer ses émotions parasites, apprendre à récupérer de l’énergie, à mieux se concentrer pour gagner du temps et à concilier le principe de plaisir et de réalité.

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