Gagner du temps

Conduite de réunion : les clés du succès

Cadre animant une réunion

Les objectifs d’une réunion sont multiples et différents : l’information des participants, le brainstorming ou encore la prise de décision. Dans tous les cas, une réunion permet plus de transparence au sein d’une équipe et son adhésion aux décisions.

La conduite de réunion doit toujours être menée dans un souci d’efficacité pour déboucher sur des actions concrètes. Mais tout ne se joue pas « pendant », il y a aussi l’« avant » et l’« après ».


Avant la réunion

Une réunion est organisée uniquement si son objectif est clair et précis. Diffusez un ordre du jour quelque temps à l’avance pour que chaque participant note la date, réfléchisse au sujet et prépare les éventuels argumentaires.
Ne convoquez que les personnes concernées par le sujet.
Prévoyez la réunion à un moment opportun : évitez les fins d’après-midi, les mercredis ou le vendredi après-midi.

Pendant la réunion

Le rôle de l'animateur est essentiel dans le bon déroulement d'une réunion. Il doit montrer aux participants qu'ils ont un rôle à jouer et favoriser la parole de tous en gérant les éventuels comportements négatifs.

Définir les règles du jeu dès le début de la réunion

Commencez la réunion à l’heure malgré les retardataires, afin de ne pas pénaliser les personnes ponctuelles et de donner de bonnes habitudes.
Rappelez au début de la réunion :
- l'ordre du jour,
- la durée prévue et les éventuels temps de pause,
- les règles du jeu : pas de portable allumé, notamment.
Faites un tour de table si la réunion rassemble des personnes qui ne se connaissent pas ou peu.

Prévoir le compte rendu de réunion

Désignez un rédacteur pour le compte rendu (qui peut être un relevé de décisions). Si les réunions sont périodiques et rassemblent les mêmes personnes, proposez un tour alphabétique.
Avant de lever la séance, faites une synthèse de ce qui a été dit. Profitez de la présence de tous pour fixer la date de la prochaine réunion.

Après la réunion

Adressez le compte rendu à chacun des participants. L’envoi par mail permet de l’envoyer en copie aux personnes non directement concernées, pour information.

24/11/09
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