Gagner du temps

Les clés pour organiser vos e-mails

Clavier et @

Le mail est un outil de travail indispensable. Rien de pire toutefois qu'une messagerie désordonnée pour perdre du temps. Les conseils de Véronique Vellard, consultante en communication écrite, pour organiser vos mails, au mieux.

Optimiser le classement

Pensez à classer vos messages régulièrement, sinon votre boîte de réception risque rapidement de devenir ingérable. Le classement thématique est le plus simple.
Quel que soit le logiciel de messagerie que vous utilisez, vous pouvez créer autant de dossiers, sous-dossiers, voire sous-sous dossiers que nécessaire. Pensez à les reproduire, à l'identique, dans vos messages envoyés ou vos archives, pour rechercher plus facilement un ancien message.
Choisissez des thématiques adaptées à votre activité professionnelle, par exemple le nom de vos clients ou le numéro d'affaire.


Soigner les objets

Prêtez une attention particulière à bien rédiger les objets de vos messages. D'une part, cela donne envie à vos destinataires de lire vos mails, d'autre part, cela facilite votre classement ultérieur. Précisez le nom ou le numéro d'affaire concernée entre crochets, par exemple, puis le sujet précis du mail.
Si vous avez plusieurs questions à aborder, écrivez plusieurs messages différents avec un objet unique à chaque fois.

Gérer son temps de travail

Ne vous interrompez pas dès que vous recevez un message pour y répondre immédiatement.
Organisez plutôt votre temps en prévoyant différentes plages horaires dans la journée pour traiter vos mails, faire le tri, compléter votre carnet d'adresses, consulter les newsletters que vous avez reçues… Sachez que vous pouvez automatiser le tri de vos mails en définissant des règles, selon l'objet du message, l'expéditeur…
Essayez de ne pas mélanger vos mails professionnels et personnels. N'oubliez pas que votre boîte de messagerie professionnelle est la propriété de votre entreprise. Alors, utilisez un compte spécifique pour votre correspondance privée.

Trier et archiver

Supprimez les messages qui ne vous sont pas clairement destinés et qui sont classés sur un autre poste. Faites un double de vos mails les plus importants sur le disque dur de votre ordinateur, en créant un dossier Archives. Reproduisez la même arborescence de dossiers que dans votre boîte de réception afin de vous y retrouver plus facilement.
Concernant votre carnet d'adresses, remplissez le maximum de champs possibles pour chaque contact. Soignez la présentation en respectant toujours la même typographie, par exemple les noms en lettres majuscules et les prénoms en minuscules.

23/11/09
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